Quindici consigli sull'organizzazione del lavoro
L'organizzazione ti aiuta a lavorare più velocemente, gestire meglio i problemi e rimanere motivato. Ecco quindici consigli sull'organizzazione del lavoro durante la settimana:
1. Lista delle attività da svolgere Scrivere una lista delle attività da svolgere, su carta o in formato digitale, per cinque o dieci minuti ogni mattina può aiutare a concentrarsi e aumentare la produttività. Aggiungere quotidianamente nuove attività alla lista iniziale può aiutarti a rimanere concentrato. Alcune persone trovano intimidatoria una breve lista di attività più grandi, quindi suddividerle può aiutarle ad evitare la procrastinazione.
2. Mantieni pulito il tuo posto di lavoro. Dedica qualche minuto ogni sera a pulire la tua scrivania ed eliminare gli oggetti superflui. Ordina la spazzatura, metti le penne in un cassetto o in un portapenne e impila ordinatamente i fogli. Puoi anche riempire la bottiglia d'acqua per evitare complicazioni mattutine. Questo vale anche per il disordine digitale. Quando ci sono molti file e app sul desktop, i computer si avviano lentamente, quindi liberartene settimanalmente e scaricare gli aggiornamenti può prevenire blocchi e lentezze. Questo potrebbe anche aiutarti a trovare app e file più velocemente. Potresti iniziare a lavorare immediatamente il giorno successivo anziché dedicarti alla pulizia.
3. Rispetta un orario. Alcune persone lavorano meglio al mattino, altre di notte. Scopri quando sei più produttivo e lavora in quel momento. Scegliere un orario è fondamentale, ma lo è anche rispettarlo. Creare abitudini durature richiede costanza. Essere regolari con la tua routine potrebbe aumentare la produttività. Conoscendo le tue ore di lavoro aiuta ad insegnare al tuo cervello ad essere attivo.
4. Pause Prenditi 10-15 minuti ogni due ore per fare stretching e concentrarti su qualcos'altro per rimanere energico e appassionato del lavoro. Se possibile, mangia lontano dalla tua scrivania per staccare un po' dalla routine lavorativa. I compiti imprevisti sul lavoro sono un altro motivo per prendere frequenti pause. Piccole pause pianificate durante la giornata ti aiuteranno a superare questi problemi senza sentirti sopraffatto.
5. Meno multitasking Il multitasking sembra il modo migliore per fare le cose, ma non è sempre vero. Il multitasking potrebbe richiedere addirittura più tempo rispetto al lavoro solitario. Il lavoro richiede un certo grado di multitasking, ma essere organizzati ti aiuterà a evitare di esagerare.
6. Gestire le distrazioni La gestione delle distrazioni è un altro modo per organizzare la tua giornata lavorativa. Le distrazioni comuni includono email, messaggi e chiamate. Fortunatamente, queste distrazioni possono essere affrontate. Per rimanere concentrato e evitare di distrarti con nuove email, pianifica determinati momenti per controllarle. Potresti mettere un telefono che distrae in modalità aereo o in un cassetto per evitare di essere distratto da messaggi personali. Anche se non puoi organizzare le chiamate in arrivo per il lavoro, potresti avere successo a pianificare quelle in uscita. Questi metodi possono aiutarti ad evitare distrazioni e i loro effetti cronofagi.
7. Automatizza i compiti che puoi. Potresti inviare molte email o essere distratto da qualcuno che necessita della tua firma. Per risparmiare tempo e ridurre le distrazioni, automatizza questi compiti con la tecnologia. Mantieni modelli per le email comunemente inviate in modo da poterle personalizzare e inviare. Il software di firma digitale ti consente di firmare documenti con un clic. Automatizzare i compiti ti aiuta a concentrarti e a organizzarti.
8. Ordina i compiti per importanza. Inizia la tua giornata con il compito più grande e più stressante anziché rispondere alle email. Questo potrebbe richiedere più tempo nella tua giornata, ma velocizza i processi. Iniziare con i compiti più grandi potrebbe spingerti a completare più velocemente quelli più piccoli senza consumare tutte le tue energie.
9. Pianifica la tua giornata per tempo. Questo è particolarmente utile se hai molte riunioni durante la giornata. Pianificare le cose ogni ora potrebbe rendere la tua giornata più prevedibile. Può anche aumentare la produttività ricordandoti il tuo lavoro quando ti distrai.
10. Imposta obiettivi e premi te stesso Impostare degli obiettivi potrebbe motivarti a lavorare meglio. Sfida te stesso a sviluppare una lista delle attività quotidiane per restare organizzato. Impostare obiettivi professionali potrebbe aiutarti a rimanere interessato al lavoro. Imposta obiettivi per premiarti quando li raggiungi. I premi non devono essere stravaganti. Possono essere semplici come mangiare uno snack dopo un grande sforzo. Impostare e riconoscere gli obiettivi ti aiuta a rimanere concentrato e coinvolto nel tuo lavoro, quindi qualsiasi incentivo che ti stimoli è vantaggioso.
11. Pianifica le giornate lavorative per "lotti" di lavoro. Alcune persone hanno successo organizzando la loro settimana lavorativa e la loro giornata lavorativa. Se il tuo lavoro implica telefonate e lavoro amministrativo, potresti rispondere alle chiamate lunedì, mercoledì e venerdì e lavorare martedì e giovedì. Questo ti aiuta a concentrarti e a massimizzare la produttività senza sentirti costretto a cambiare attività in qualsiasi momento. Questo metodo funziona bene per persone dettagliate che non si dispiacciono di fare la stessa cosa per ore.
12. Trova fonti di stress Molti ritardano a causa di stress come l'insicurezza, il perfezionismo o le critiche. Forse sei preoccupato per i commenti negativi su quel compito ricorrente o per la mancanza di una data di scadenza importante. Scoprire cosa ti sta stressando potrebbe aiutarti a ridurlo e rendere i compiti difficili più facili. Parlare con il tuo supervisore o con il team su strategie per migliorare le prestazioni e la soddisfazione lavorativa potrebbe ridurre lo stress sul lavoro. Identificare gli stress lavorativi ti permette di superarli e pianificare la tua giornata senza paura o procrastinazione.
13. Pianifica settimanalmente/mensilmente. Una lista delle attività giornaliere può aiutarti a svolgere le attività quotidiane, ma una lista più ampia all'inizio di ogni settimana o mese può aiutarti a gestire il tuo tempo per raggiungere i tuoi obiettivi. Per una scadenza di fine mese, crea obiettivi settimanali per fare tutto in tempo. Imposta obiettivi giornalieri per suddividere ulteriormente gli obiettivi. Questo metodo suddivide un grande compito in più piccoli per rendere gli obiettivi a lungo termine più realizzabili.
14. Favorisci l'organizzazione con flussi di lavoro attuali Il tuo posto di lavoro potrebbe includere procedure o strumenti per aiutarti a organizzarti. Molti programmi di posta elettronica offrono un calendario per la pianificazione. Alcune app di chat contengono promemoria per mantenerti in carreggiata. Chiedi ai tuoi colleghi o ai tuoi superiori come organizzano il loro lavoro e adotta i loro metodi.
15. Bilancia il tuo orario. L'equilibrio aiuta l'organizzazione a lungo termine. Molte persone che cercano di mettere in pratica pratiche organizzative sul lavoro si bruciano a causa della mancanza di equilibrio tra lavoro e vita privata. Senza equilibrio, potresti perdere le tue abitudini organizzative. Fortunatamente, qualsiasi di questi metodi può migliorare la tua organizzazione sul luogo di lavoro.